5 секретов упрощения рабочих процессов маркетинга

Улучшите маркетинговое сотрудничество и эффективность за счет оптимизации коммуникаций, внедрения интеллектуального управления, автоматизации задач и многого другого.

Маркетинг теперь включает в себя сложные рабочие процессы и процедуры, матрицу заинтересованных сторон и требование действовать со скоростью культуры.

Здесь я собрал пять идей самых гибких и эффективных маркетинговых команд в мире о том, как они упрощают, стандартизируют и взаимодействуют, чтобы быстрее выполнять работу лучше. 

Спойлер Alert: Оказывается, это наши старые друзья по маркетинговым операциям: согласование, коммуникация, управление, автоматизация и стратегические альянсы. 

1. Без Полярной звезды эффективность будет быстро снижаться

У наиболее эффективных маркетинговых организаций (MEMO) есть одна общая черта: четкое стратегическое согласование целей, приоритетов, ролей и обязанностей. Все они стремятся к одной и той же цели; каждый понимает свою функцию и то, как она вписывается в общую картину. 

Если вашему отряду не хватает такого соответствия, вам следует остановиться прямо сейчас. Остальные секреты вам сейчас не пригодятся. Если вы не уверены в позиции вашей команды по этому вопросу, спросите их. Краткий опрос предоставит вам достаточно информации, чтобы определить, что им нужно включить и на чем сосредоточить свои усилия.

Помимо стратегического согласования, MEMO ориентированы на конкретный проект. У них есть доступ к запланированным и активным рабочим нагрузкам, статусу проекта и общей мощности команды. У них есть хорошо налаженный график отчетности, который гарантирует, что соответствующая информация будет доставлена ​​нужным игрокам в нужное время, что позволяет им предотвращать проблемы до того, как они возникнут. 

Внедрение системы управления проектами (PM), такой как Workfront, Asana, Trello или Monday.com, может помочь структурировать и предоставить единую точку истины для North Star для этой информации. Если у вас есть система управления проектами, но вы не получаете желаемого сотрудничества и результатов, пришло время переосмыслить вашу конфигурацию или активизировать обучение и внедрение.

2. Рассмотрите «правильное общение» вместо чрезмерного общения.

MEMO — одна из самых загруженных команд, но они всегда придерживаются четких и последовательных процедур общения, даже когда дела идут сумасшедшим образом. Это включает в себя:

• Стили общения, уникальные для инструмента PM.
• Типы информации, подходящие для каждого канала вне приложения PM (например, чат, Slack, Teams, электронная почта).
• Установлены стандарты времени реакции для каждого средства массовой информации.
• Повестки дня частых встреч последовательны. Информация, представленная там, отдельно не сообщается, поскольку она является избыточной.
• Совещания записываются, а результаты централизованно документируются. Рассмотрите возможность использования приложения для создания заметок с искусственным интеллектом, такого как Otter.ai, которое автоматически генерирует сводки стенограмм.

С «правильное общение» план есть, все информированы и согласованы, нет необходимости в излишней коммуникации, которая засоряет команду и замедляет скорость работы.

3. Хорошая модель управления означает гибкость и скорость

Маркетинговая среда становится все более сложной: различные матричные заинтересованные стороны, команды по всему миру, внешние партнеры и организационные структуры выравниваются. MEMO обнаружили, что модель управления, основанная на «свободе в рамках», помогает им найти компромисс между негибким иерархическим принятием решений и способностью действовать со скоростью бизнеса. 

MEMO используют RACI, чтобы определить, кто несет ответственность, подотчетен, кого консультируют и информируют о каждом тактическом этапе своих процессов, избегая двусмысленности и паралича решений, которые снижают производительность, создают задержки и ухудшают качество работы.

Некоторые команды используют такие версии, как RASCI (Ответственный, Подотчетный, Поддерживающий, Консультируемый и Информированный), чтобы лучше определять обязанности в очень сложных и кросс-функциональных процессах. Это компонент «фреймворк».

Наряду с RACI или RASCI, MEMO имеют четко сформулированную систему, которая делегирует полномочия по утверждению на основе пороговых значений расходов, уровней риска и типов программ с четкими исключениями и «ловушками» эскалации на каждом этапе, предотвращая остановки работы, вызванные любыми причинами. одинокий индивидуум. Это аспект «свободы».

Если в вашей команде еще нет RACI или RASCI, сотрудничайте со своими старшими руководителями по маркетингу и ключевыми партнерами, чтобы создать его, начиная с основных этапов вашего процесса. Затем, используя отзывы функциональных руководителей и тактических представителей малого и среднего бизнеса, перейдите к более детальным этапам. 

Тщательно продумайте пути исключения и эскалации. Помните, что цель состоит в том, чтобы дать возможность командам делать все возможное, используя имеющиеся у них знания, и продолжать двигаться вперед. Вы наняли потрясающих сотрудников; доверяйте им, чтобы поступить правильно.

У вас не получится все правильно с первого раза, как и в МЕМО, поэтому обязательно меняйте и переоценивайте их по мере развития команд, требований и рабочих процессов (то есть регулярно!).

4. Полезно иметь мышление бездельника

В MEMO полно бездельников, которые стремятся автоматизировать как можно больше своих задач. В MEMO действительно предусмотрена автоматизация, позволяющая выполнять большую часть своей обычной деятельности по графику, без ошибок, драматизма и оплачиваемых выходных. 

Они продемонстрировали повышение эффективности и используют дополнительное время, чтобы сосредоточиться на стратегии, творческом подходе и устранении неполадок, что могут делать только люди (по крайней мере, сейчас), в результате чего более качественная работа быстрее выходит на рынок.

Инструменты автоматизации работы, такие как Zapier, Hootsuite, HubSpotкачества Workfront существуют, чтобы делать все: от автоматизации кампаний по электронной почте до планирования публикаций в социальных сетях, интеграции данных между платформами, создания отчетов и оповещения следующего утверждающего в рабочем процессе. Они более доступны и удобны, чем когда-либо прежде.

Если вы новичок в автоматизации, внесение слишком большого количества изменений за раз, скорее всего, приведет к неприятным последствиям. Начните с малого и дайте своей команде время нарастить мышечную массу. Определите несколько сложных задач, которые в настоящее время выполняются вручную (отличным началом являются электронные таблицы), создайте небольшую автоматизацию и приобретите уверенность. 

Позже вы сможете управлять процедурами, включающими различные системы и рабочие процессы, постепенно переходя к все более сложным ситуациям с использованием ИИ. Маленькие шаги приводят к значительному увеличению производительности. МЕМО тоже не пришли за день.

5. Вам понадобится небольшая помощь, поэтому подготовьтесь соответствующим образом.

Вам не обязательно делать все самостоятельно, и, вероятно, не следует. МЕМО тоже нет. Итак, давайте обсудим аутсорсинг. Не в «Отправляйте всю свою работу за границу» смысле, но в смысле «Партнер с лучшими ресурсами для работы» смысл. 

Аутсорсинг — это не такой уж грязный и не такой уж секретный метод MEMO для разработки и поддержания эффективных операций в течение всего года, а не только в часы пик или кризис. У них есть четко определенная и спланированная стратегия аутсорсинга, в том числе где и почему. Это уменьшает внутренние усилия и позволяет командам сосредоточиться на своих основных компетенциях. 

Перебрасывание случайных проектов через призму партнеров, у которых есть свободное время, и надежда на лучшее не поможет вам повысить эффективность или скорость. Это вызовет водоворот и отходы. 

Вам нужна стратегия. Определите, могут ли рабочие места или, возможно, целые навыки быть стратегически переданы внешним специалистам. Рассмотрите действия, которые не требуют специальных знаний о бренде или организации, редко используемые способности и пробелы (намеренные или непреднамеренные) в знаниях вашей команды. 

Как только ваши партнеры будут установлены и ваш план будет реализован, начните с небольших проектов и переходите к более крупным и сложным. Будьте эффективным сотрудником и настройте их на успех. Будьте активны и стратегичны, предоставляйте адекватное руководство, регулярно проверяйте информацию и предоставляйте регулярную и точную обратную связь. Ваша команда по-прежнему несет ответственность за успех проекта. 

Стратегии объединения ваших маркетинговых рабочих процессов

Достижение беспрепятственного сотрудничества и эффективных процессов требует непрерывных усилий. На сегодняшней маркетинговой сцене пункт назначения — это меняющаяся цель. 

Меняются цели и тактика, появляются и исчезают новые каналы, проекты не всегда реализуются по плану, насущные приоритеты возникают из ниоткуда, а люди сбиваются с пути. 

Однако, используя методы MEMO для согласования, коммуникации, управления, автоматизации и партнерства, вы можете улучшить свою деятельность и усилить влияние маркетинга на компанию. Не удивляйтесь, если уровень вовлеченности вашего персонала улучшится.