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Quando se trata de gerenciamento de projetos, um aspecto costuma ser esquecido: o elemento da experiência do cliente.
Com razão, muito tempo é gasto concentrando-se nas tarefas exigidas de um projeto; a equipe, o custo e os prazos. Porém, é muito fácil esquecer que, em última análise, o objetivo do projeto é prestar um serviço ao cliente.
Especialistas como os daTreinamento em Projetos Paralelossempre diga que um bom gerente de projeto lembra que o patrocinador é um cliente e que, para ser o melhor, ele deveria fazer coisas que em outros lugares poderiam ser consideradas “atendimento ao cliente”.
Com isso em mente, vamos dar uma olhada em detalhes em alguns dos serviços que um gerente de projeto pode fornecer e que farão com que os clientes voltem sempre.
um. Entenda os objetivos e benefícios
Quando um patrocinador pede que você execute um projeto, isso significa entregar algo que esteja alinhado com seus objetivos gerais. Você precisa ter certeza de que entende esses objetivos.
Isso vai te ajudarcrie a apresentação perfeitaque se comunica de forma mais eficaz com o patrocinador, destacando aspectosque outros gerentes de projeto podem ignorar.
Quando você entende o raciocínio exato por trás do que foi solicitado a fazer, é mais provável que você conclua um projeto que atenda a todos os requisitos do patrocinador.
Lembre-se de fazer perguntas e certifique-se de entender exatamente o que está sendo perguntado. Usando ferramentas comoFerramenta de pessoal do projetopode ajudá-lo a alinhar a alocação de recursos com os objetivos do patrocinador, garantindo que os membros certos da equipe sejam designados para as tarefas certas para máxima eficiência.
b. Comunicação regular
A maior lição de qualquer curso de gerenciamento de projetos que você fizer será que a comunicação é sua ferramenta mais valiosa como gerente de projetos e um elemento crítico para a eficáciaestratégias de entrega de projetos.
Como cliente, há uma boa chance de você ter que correr atrás quando um pedido que estava esperando não chegou. Ter que fazer isso muitas vezes pode deixá-lo de mau humor antes mesmo de falar com alguém.
Ser informado sobre atrasos antes de precisar resolvê-los oferece uma experiência significativamente melhor ao cliente, e o mesmo pode ser dito ao trabalhar em um projeto. Quer as informações que você deve transmitir sejam boas ou ruins, atualizações regulares com seu patrocinador são essenciais e umAgente de voz de IApode ajudar a agilizar a comunicação.
Toda comunicação deve ser profissional e bem escrita, então use umverificador de e-mail. Isto também pode proporcionar uma oportunidade para discutir quaisquer questões e explorar soluções alternativas.
Atualizações regulares ajudarão seu patrocinador a sentir que estão sendo informados e garantirão que você mantenha um diálogo aberto. A implementação de ferramentas especializadas pode melhorar significativamente o gerenciamento geral do projeto, resultando em processos mais simplificados e na capacidade deautomatizar tarefas repetitivas e melhor alinhamento com as expectativas do cliente.
Utilizandosoftware de cronograma do projetopode aumentar ainda mais a transparência, fornecendo atualizações em tempo real sobre o progresso do projeto, garantindo que os patrocinadores estejam sempre informados.
Para manter a transparência, melhorar a pesquisa sobre a experiência do cliente e garantir que seu patrocinador permaneça informado, use o modernoFerramentas de gestão de projetos de IAcomo os oferecidos porCorcava, onde todas as tarefas, atualizações e outras atividades do projeto podem ser publicadas em um só lugar. e você publica todas as tarefas, atualizações e outras atividades do projeto em um só lugar.
Além disso, a integração de uma ferramenta de gerenciamento de mídia social como o Planly pode melhorar a comunicação e a transparência, agilizando as atualizações e promovendo um envolvimento mais colaborativo com as partes interessadas.
Ter essa transparência no gerenciamento de tarefas e na comunicação atualizada não apenas melhorará a experiência geral do cliente do seu patrocinador, mas também ajudará você a retê-los, melhorando assim seu valor vitalício.
c. Opções de oferta
Gestão de projetosé tudo uma questão de evitar surpresas. Você precisa ser capaz de criar um ambiente de entrega previsível, onde possa não apenas controlar seu projeto, mas também antecipar as coisas que podem dar errado. Muito disso significa não se preocupar com nenhuma questão.
Você deve trabalhar para resolver quaisquer problemas que surjam, mas certifique-se de não manter os problemas em segredo. Um bom gerente de projeto compartilhará os problemas abertamente, permitindo que a equipe se envolva em conversas construtivas que ajudem a resolver os problemas.
Quando você simplesmente relata que há um problema e há pouco mais do que isso, isso não é um gerenciamento de projeto eficaz. Requer não apenas a resolução de problemas, mas também excelentes habilidades de gestão de pessoas para orientar a equipe na busca de soluções e na manutenção do ímpeto do projeto. Embora não se possa negar que é melhor do que não reportar nada, também é importante tomar medidas para resolver o problema.
Quando vocêconsidere isso em termos deatendimento ao cliente, relatar que algo estava errado para um fornecedor e então nada ser feito a respeito não seria o resultado que você esperariapara; você quase certamente desejaria uma solução ou uma opção alternativa.
É o mesmo emgestão de projetos. Todos os problemas devem ser relatados o mais rápido possível; no entanto, você também deve olhar para o problema e ver se alguma solução lhe vem à mente, para que você também possa sugeri-la ao encaminhar o problema ao seu patrocinador, desta forma você está oferecendo um serviço muito melhor. Ofereça-lhes opções em vez de apresentar um problema e perguntar o que querem fazer a respeito.
d. Facilite as coisas para eles
A única coisa que você deve fazer é facilitar as coisas para seus clientes.Ótimo atendimento ao clienteé algo que todos nós, esperamos, já experimentamos pelo menos uma vez e é algo que você quer gritar do alto quando isso acontecer.
Como gerente de projeto, o feedback correto dos clientes é um ativo valioso que pode não apenas proporcionar uma grande sensação de realização para você e sua equipe, mas também levar a projetos de construção mais significativos e bem-sucedidos no futuro.
Na indústria da construção, uma gestão eficaz da frotadesempenha um papel crucial no gerenciamento de projetos, garantindo queveículos e equipamentos são usados de forma eficiente para cumprir os cronogramas do projeto e satisfazer as expectativas do cliente.
Compreender os princípios ensinados em umCurso de Gestão de Projetospode melhorar muito as práticas de gestão de frota na construção.
No gerenciamento de projetos, é uma boa ideia antecipar quaisquer dúvidas que um patrocinador possa ter, para que você possa ter uma resposta pronta para elas. Você também pode usar um criador de guias práticos para criar guias prontos para uso que possam responder perguntas e servir como recursos de autoatendimento para suas equipes, clientes e patrocinadores.
Trata-se de garantir que o seu patrocinador entenda exatamente o que pode esperar de você e também em que momento do projeto você pode precisar de algo dele. É tudo uma questão de garantir que não haja surpresas ao longo do caminho.
e. Coloque-se no lugar do seu cliente
Em algum momento, é essencial reservar um momento para considerar o que você gostaria de saber se fosse o patrocinador do projeto.
Para a maioria dos projetos, não é difícil identificar as principais entregas ou marcos significativos sobre os quais o cliente pode querer ser atualizado. Se você não conseguir resolvê-los, você sempre pode perguntar. Seus clientes ficarão felizes em avisar quando quiserem ser atualizados sobrecomunicação empresariale o que é mais importante para eles.
Reflita sobre as experiências dos clientes que o deixaram feliz e considere aquelas que não o fizeram. Que aspectos dessas experiências contribuíram para seu sucesso? Isso é o que você deve trazer para seu estilo de gestão, e uma pesquisa de experiência do cliente pode ajudá-lo a entender esses fatores.
Como gerente de projeto, existem algumas coisas que você pode implementar para melhorar a experiência do cliente, e são esses pequenos detalhes que podem causar uma grande impressão em seus clientes.