في هذه الصفحة5
عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، غالبًا ما يتم التغاضي عن جانب واحد، وهو عنصر تجربة العميل.
وهذا صحيح، يتم قضاء الكثير من الوقت في التركيز على المهام المطلوبة للمشروع؛ الفريق والتكلفة والجداول الزمنية. ومع ذلك، من السهل جدًا أن ننسى أن هدف المشروع في النهاية هو تقديم خدمة للعميل.
خبراء مثل هؤلاء فيالتدريب على المشاريع الموازيةقل دائمًا أن مدير المشروع الجيد يتذكر أن الراعي هو عميل، وأنه لكي يكون الأفضل، يجب عليه القيام بتلك الأشياء التي يمكن اعتبارها في مكان آخر "خدمة عملاء".
مع أخذ ذلك في الاعتبار، دعونا نلقي نظرة متعمقة على بعض الخدمات التي يمكن لمدير المشروع تقديمها والتي من شأنها أن تجعل العملاء يعودون مرة أخرى.
أ. فهم الأهداف والفوائد
عندما يطلب منك أحد الرعاة إدارة مشروع، فإن ذلك يهدف إلى تقديم شيء يتوافق مع أهدافه العامة. عليك التأكد من أنك تفهم هذه الأهداف.
هذا سوف يساعدكإنشاء العرض التقديمي المثالييتواصل بشكل أكثر فعالية مع الراعي، ويسلط الضوء على الجوانبالتي قد يتجاهلها مديرو المشاريع الآخرون.
عندما تفهم السبب الدقيق وراء ما طلب منك القيام به، فمن المرجح أن تكمل مشروعًا يحقق جميع متطلبات الراعي.
تذكر أن تطرح الأسئلة وتأكد من أنك تفهم بالضبط ما يُطرح عليك. باستخدام أدوات مثلأداة توظيف المشروعيمكن أن تساعدك على مواءمة تخصيص الموارد مع أهداف الراعي، مما يضمن تعيين أعضاء الفريق المناسبين للمهام المناسبة لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.
ب. التواصل المنتظم
إن أهم ما يمكن تعلمه من أي دورة تدريبية في إدارة المشاريع تأخذها هو أن التواصل هو الأداة الأكثر قيمة بالنسبة لك كمدير مشروع وعنصر حاسم في الفعاليةاستراتيجيات تسليم المشاريع.
باعتبارك عميلاً، هناك احتمال كبير أنك ستضطر إلى متابعة الأمور عندما لا يصل الطلب الذي كنت تنتظره. غالبًا ما يؤدي الاضطرار إلى القيام بذلك إلى وضعك في حالة مزاجية سيئة قبل أن تصل إلى شخص ما.
إن إعلامك بالتأخيرات قبل أن تحتاج إلى ملاحقتها يوفر تجربة أفضل للعملاء بشكل ملحوظ، ويمكن قول الشيء نفسه عند العمل في مشروع. سواء كانت المعلومات التي يتعين عليك نقلها جيدة أو سيئة، فإن التحديثات المنتظمة مع الراعي الخاص بك ضرورية، ووكيل صوت الذكاء الاصطناعييمكن أن تساعد في تبسيط الاتصالات.
يجب أن تكون جميع الاتصالات احترافية ومكتوبة بشكل جيد، لذا استخدممدقق البريد الإلكتروني. يمكن أن يوفر هذا أيضًا فرصة لمناقشة أي مشكلات واستكشاف حلول بديلة.
ستساعد التحديثات المنتظمة الراعي الخاص بك على الشعور بأنه على اطلاع دائم وتضمن الحفاظ على حوار مفتوح. يمكن أن يؤدي تنفيذ الأدوات المتخصصة إلى تعزيز الإدارة الشاملة للمشروع بشكل كبير، مما يؤدي إلى عمليات أكثر انسيابية والقدرة علىأتمتة المهام المتكررة ومواءمة أفضل مع توقعات العملاء.
الاستفادةبرنامج الجدول الزمني للمشروعيمكن أن تزيد من تعزيز الشفافية من خلال توفير تحديثات في الوقت الفعلي حول التقدم المحرز في المشروع، مما يضمن إعلام الرعاة دائمًا.
للحفاظ على شفافية الأمور، وتحسين أبحاث تجربة العملاء، والتأكد من بقاء الراعي الخاص بك على اطلاع، استخدمالحديث أدوات إدارة مشاريع الذكاء الاصطناعيمثل تلك التي تقدمهاكوركافاحيث يمكن نشر جميع المهام والتحديثات وأنشطة المشروع الأخرى في مكان واحد. ويمكنك نشر جميع المهام والتحديثات وأنشطة المشروع الأخرى هناك في مكان واحد.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي دمج أداة إدارة الوسائط الاجتماعية مثل Planly إلى تعزيز التواصل والشفافية من خلال تبسيط التحديثات وتعزيز المزيد من المشاركة التعاونية مع أصحاب المصلحة.
إن الحصول على هذه الشفافية في إدارة المهام والتواصل الحديث لن يؤدي فقط إلى تحسين تجربة العملاء الشاملة لراعيك، بل سيساعدك أيضًا على الاحتفاظ بهم، وبالتالي تحسين قيمتهم مدى الحياة.
ج. خيارات العرض
إدارة المشاريعالأمر كله يتعلق بتجنب المفاجآت. يجب أن تكون قادرًا على إنشاء بيئة تسليم يمكن التنبؤ بها حيث لا يمكنك فقط السيطرة على مشروعك ولكن أيضًا توقع الأشياء التي قد تسوء. الكثير من هذا يعني عدم الجلوس على أي قضايا.
يجب عليك العمل على حل أية مشكلات تنشأ، ولكن تأكد من أنك لا تبقي المشكلات سرية. سيشارك مدير المشروع الجيد المشكلات بشكل علني، مما يسمح للفريق بالمشاركة في محادثات بناءة تساعد في حل المشكلات.
عندما تقوم ببساطة بالإبلاغ عن وجود مشكلة، وليس هناك الكثير منها، فهذه ليست إدارة فعالة للمشروع. لا يتطلب الأمر حل المشكلات فحسب، بل يتطلب أيضًا مهارات ممتازة في إدارة الأفراد لتوجيه الفريق في إيجاد الحلول والحفاظ على زخم المشروع. وفي حين أنه ليس هناك من ينكر أن ذلك أفضل من عدم الإبلاغ عنه على الإطلاق، فمن المهم أيضًا اتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة المشكلة.
عندماضع في اعتبارك هذا من حيثخدمة العملاء، الإبلاغ عن شيء ما كان خاطئًا للمورد ومن ثم لن يتم فعل أي شيء حيال ذلك، فلن تكون النتيجة التي ستبدو عليهال؛ من المؤكد أنك تريد حلاً أو خيارًا بديلاً.
وهذا هو نفسه فيإدارة المشاريع. وينبغي الإبلاغ عن كافة القضايا في أقرب وقت ممكن؛ ومع ذلك، يجب عليك أيضًا النظر إلى المشكلة ومعرفة ما إذا كان هناك أي حلول تتبادر إلى ذهنك حتى تتمكن أيضًا من اقتراحها عند إحالة المشكلة إلى الراعي الخاص بك، وبهذه الطريقة فإنك تقدم خدمة أفضل بكثير. اعرض عليهم خيارات بدلاً من عرض المشكلة والسؤال عما يريدون فعله حيال ذلك.
د. وسهل لهم الأمور
الشيء الوحيد الذي يجب عليك فعله هو تسهيل الأمور على عملائك.خدمة عملاء رائعةهو شيء، نأمل أن نختبره جميعًا مرة واحدة على الأقل، وهو شيء تريد أن تصرخ به من فوق أسطح المنازل عندما يحدث.
باعتبارك مدير مشروع، تعد التعليقات الصحيحة من العملاء أحد الأصول القيمة التي لا توفر فقط إحساسًا كبيرًا بالإنجاز لك ولفريقك ولكنها تؤدي أيضًا إلى مشاريع بناء أكثر أهمية ونجاحًا في المستقبل.
في صناعة البناء والتشييد، الإدارة الفعالة للأسطوليلعب دورًا حاسمًا في إدارة المشاريع، مما يضمن أنيتم استخدام المركبات والمعدات بكفاءة لتلبية الجداول الزمنية للمشروع وتلبية توقعات العملاء.
فهم المبادئ التي يتم تدريسها فيدورة إدارة المشاريعيمكن أن تحسن بشكل كبير ممارسات إدارة الأسطول في البناء.
في إدارة المشاريع، من الجيد توقع أي أسئلة قد تكون لدى الراعي، حتى تتمكن من الحصول على إجابة جاهزة لها. يمكنك أيضًا استخدام منشئ الدليل الإرشادي لإنشاء أدلة جاهزة للاستخدام يمكنها الإجابة على الأسئلة وتكون بمثابة موارد الخدمة الذاتية لفرقك وعملائك والجهات الراعية.
يتعلق الأمر بالتأكد من أن الراعي الخاص بك يفهم بالضبط ما يمكن أن يتوقعه منك وأيضًا في أي مرحلة خلال المشروع قد تحتاج إلى شيء منه. الأمر كله يتعلق بالتأكد من عدم وجود مفاجآت على طول الطريق.
ه. ضع نفسك مكان عميلك
في مرحلة ما، من الضروري أن تأخذ لحظة للتفكير في الأشياء التي قد ترغب في معرفتها إذا كنت راعي المشروع.
بالنسبة لغالبية المشاريع، ليس من الصعب تحديد التسليمات الرئيسية أو المعالم الهامة التي قد يرغب العميل في تحديثها. إذا لم تتمكن من حلها، يمكنك دائمًا أن تسأل. سيكون عملاؤك سعداء بإخبارك عندما يريدون الحصول على التحديثات علىالاتصالات التجاريةوما هو الأهم بالنسبة لهم.
فكر في تجارب العملاء التي جعلتك سعيدًا، وفكر في التجارب التي لم تفعل ذلك. ما هي جوانب هذه التجارب التي ساهمت في نجاحها؟ هذا هو ما يجب أن تهدف إلى تطبيقه في أسلوب إدارتك، ويمكن أن يساعدك استطلاع تجربة العملاء على فهم هذه العوامل.
كمدير للمشروع، هناك بعض الأشياء التي يمكنك تنفيذها لتحسين تجربة العملاء، وهذه التفاصيل الصغيرة هي التي يمكن أن تترك انطباعًا كبيرًا لدى عملائك.