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Cuando se trata de gestión de proyectos, a menudo se pasa por alto un aspecto: el elemento de la experiencia del cliente.
Con razón, se dedica mucho tiempo a centrarse en las tareas requeridas de un proyecto; el equipo, el coste y los plazos. Sin embargo, es muy fácil olvidar que, en última instancia, el objetivo del proyecto es proporcionar un servicio al cliente.
Expertos como los deCapacitación en proyectos paralelosSiempre digo que un buen gerente de proyecto recuerda que el patrocinador es un cliente y que, para ser el mejor, debe hacer aquellas cosas que en otros lugares podrían considerarse “servicio al cliente”.
Con esto en mente, echemos un vistazo en profundidad a algunos de los servicios que un gerente de proyecto puede brindar y que harán que los clientes regresen.
a. Comprender los objetivos y beneficios
Cuando un patrocinador le pide que ejecute un proyecto, es para entregar algo que se alinee con sus objetivos generales. Debe asegurarse de comprender estos objetivos.
Esto te ayudarácrea la presentación perfectaque se comunica más eficazmente con el patrocinador, destacando aspectosque otros directores de proyecto pueden pasar por alto.
Cuando comprende el razonamiento exacto detrás de lo que se le ha pedido que haga, es más probable que complete un proyecto que cumpla todos los requisitos del patrocinador.
Recuerde hacer preguntas y asegurarse de comprender exactamente lo que le preguntan. Usando herramientas comoHerramienta de dotación de personal para proyectospuede ayudarlo a alinear la asignación de recursos con los objetivos del patrocinador, asegurando que los miembros correctos del equipo estén asignados a las tareas correctas para lograr la máxima eficiencia.
b. Comunicación periódica
La mayor conclusión de cualquier curso de gestión de proyectos que tome será que la comunicación es su herramienta más valiosa como director de proyectos y un elemento crítico de eficaciaestrategias de ejecución de proyectos.
Como cliente, es muy probable que haya tenido que arreglar las cosas cuando no ha llegado un pedido que estaba esperando. Tener que hacer esto a menudo puede ponerte de mal humor incluso antes de comunicarte con alguien.
Estar informado de los retrasos antes de tener que solucionarlos ofrece una experiencia de cliente significativamente mejor, y lo mismo puede decirse cuando se trabaja en un proyecto. Ya sea que la información que tiene que impartir sea buena o mala, las actualizaciones periódicas con su patrocinador son esenciales y unAgente de voz de IApuede ayudar a agilizar la comunicación.
Toda la comunicación debe ser profesional y estar bien escrita, así que utilice uncomprobador de correo electrónico. Esto también puede brindar una oportunidad para discutir cualquier problema y explorar soluciones alternativas.
Las actualizaciones periódicas ayudarán a su patrocinador a sentir que lo mantienen informado y garantizarán que usted mantenga un diálogo abierto. La implementación de herramientas especializadas puede mejorar significativamente la gestión general del proyecto, lo que resulta en procesos más ágiles y la capacidad deautomatizar tareas repetitivas y una mejor alineación con las expectativas del cliente.
Utilizandosoftware de cronograma del proyectopuede mejorar aún más la transparencia al proporcionar actualizaciones en tiempo real sobre el progreso del proyecto, asegurando que los patrocinadores estén siempre informados.
Para mantener la transparencia, mejorar la investigación sobre la experiencia del cliente y garantizar que su patrocinador se mantenga informado, utilicemoderno. Herramientas de gestión de proyectos de IAcomo los que ofreceCorcava, donde todas las tareas, actualizaciones y otras actividades del proyecto se pueden publicar en un solo lugar. y publica todas las tareas, actualizaciones y otras actividades del proyecto allí, en un solo lugar.
Además, integrar una herramienta de gestión de redes sociales como Planly puede mejorar la comunicación y la transparencia al agilizar las actualizaciones y fomentar un compromiso más colaborativo con las partes interesadas.
Tener esta transparencia en la gestión de tareas y comunicación actualizada no sólo mejorará la experiencia general del cliente de su patrocinador, sino que también le ayudará a retenerlo, mejorando así su valor de por vida.
do. Opciones de oferta
Gestión de proyectosSe trata de evitar sorpresas. Debe poder crear un entorno de entrega predecible en el que no sólo pueda controlar su proyecto sino también anticipar aquellas cosas que pueden salir mal. Gran parte de esto significa no quedarse sentado en ningún tema.
Debe trabajar para resolver cualquier problema que surja, pero asegúrese de no mantener los problemas en secreto. Un buen director de proyectos compartirá los problemas abiertamente, lo que permitirá que el equipo entable conversaciones constructivas que ayuden a resolverlos.
Cuando simplemente informa que hay un problema y que hay poco más, no se trata de una gestión de proyectos eficaz. Requiere no sólo resolución de problemas sino también excelentes habilidades de gestión de personas para guiar al equipo en la búsqueda de soluciones y mantener el impulso del proyecto. Si bien no se puede negar que es mejor que no informarlo en absoluto, también es importante tomar medidas para abordar el problema.
Cuando tuconsidere esto en términos deservicio al cliente, informar que algo andaba mal a un proveedor y luego no hacer nada al respecto no sería el resultado esperadopara; Es casi seguro que querrás una solución o una opción alternativa.
Esto es lo mismo engestión de proyectos. Todos los problemas deben informarse lo antes posible; sin embargo, también debes mirar el problema y ver si se te ocurre alguna solución para poder sugerirla también cuando refieras el problema a tu patrocinador, de esta manera estás ofreciendo un servicio mucho mejor. Ofrézcales opciones en lugar de presentarles un problema y preguntarles qué quieren hacer al respecto.
d. Ponles las cosas fáciles
Lo único que debes hacer es facilitar las cosas a tus clientes.Excelente servicio al clienteEs algo que todos, con suerte, hemos experimentado al menos una vez y es algo sobre lo que querrás gritar a los cuatro vientos cuando suceda.
Como gerente de proyecto, la retroalimentación correcta de los clientes es un activo valioso que no solo puede brindarle a usted y a su equipo una gran sensación de logro, sino que también puede conducir a proyectos de construcción más importantes y exitosos en el futuro.
En el sector de la construcción, una gestión eficaz de flotasdesempeña un papel crucial en la gestión de proyectos, asegurando queLos vehículos y equipos se utilizan de manera eficiente para cumplir con los cronogramas del proyecto y satisfacer las expectativas del cliente.
Comprender los principios que se enseñan en unCurso de Gestión de Proyectospuede mejorar enormemente las prácticas de gestión de flotas en la construcción.
En la gestión de proyectos, es una buena idea anticipar cualquier pregunta que pueda tener un patrocinador, para poder tener una respuesta lista para ellas. También puede utilizar un creador de guías prácticas para crear guías listas para usar que puedan responder preguntas y servir como recursos de autoservicio para sus equipos, clientes y patrocinadores.
Se trata de garantizar que su patrocinador comprenda exactamente lo que puede esperar de usted y también en qué momento del proyecto puede necesitar algo de él. Se trata de asegurarse de que no haya sorpresas en el camino.
mi. Ponte en el lugar de tu cliente
En algún momento, es esencial tomarse un momento para considerar qué cosas le gustaría saber si fuera el patrocinador del proyecto.
Para la mayoría de los proyectos, no es difícil identificar los entregables clave o los hitos importantes sobre los que el cliente puede querer estar actualizado. Si no puedes resolverlos, siempre puedes preguntar. Sus clientes estarán encantados de informarle cuando quieran recibir actualizaciones sobrecomunicación empresarialy qué es lo más importante para ellos.
Reflexione sobre las experiencias de los clientes que lo han hecho feliz y considere aquellas que no. ¿Qué aspectos de estas experiencias contribuyeron a su éxito? Esto es lo que debe intentar incorporar a su estilo de gestión, y una encuesta sobre la experiencia del cliente puede ayudarle a comprender esos factores.
Como director de proyectos, hay algunas cosas que puede implementar para mejorar la experiencia del cliente, y son estos pequeños detalles los que pueden causar una gran impresión en sus clientes.